L’Ordine dei Geologi del Lazio conta oggi circa 1000 iscritti, una comunità professionale che, nonostante le dimensioni contenute, richiede un impegno costante per garantire un servizio efficiente. La gestione quotidiana di questa realtà è affidata a due lavoratrici: una dipendente a tempo pieno e un profilo part time di 12 ore settimanali. Questa struttura, seppur piccola, sostiene il funzionamento dell’intero Ordine, con tutte le responsabilità amministrative, burocratiche e gestionali che ne derivano.

Le attività quotidiane sono molteplici e vanno oltre quelle più visibili. La dipendente full time si occupa dell’aggiornamento dell’albo professionale, del supporto amministrativo al Segretario e del supporto al Tesoriere per le attività contabili. Inoltre, è responsabile della gestione dei rapporti con il Commercialista e il Revisore dei Conti, garantendo che l’Ordine operi in conformità con tutte le normative fiscali e del lavoro. La redazione dei verbali richiede particolare attenzione: dalla preparazione dell’ordine del giorno per la convocazione alla stesura della bozza, fino alla stampa finale su pagine vidimate dal notaio, garantendo che ogni dettaglio sia corretto.

La gestione dell’albo non si limita alle procedure di iscrizione, cancellazione e trasferimento, ma include anche il monitoraggio delle quote associative, che devono essere registrate periodicamente in base agli accrediti bancari. Questo implica verifiche periodiche per identificare eventuali iscritti morosi, l’invio di solleciti, l’emissione dei bollettini annuali e, quando necessario, dei bollettini con mora.

La gestione della posta elettronica certificata è un altro aspetto essenziale, con aggiornamenti e verifiche periodiche per garantire che ogni comunicazione ufficiale sia correttamente ricevuta e registrata. Inoltre, la segreteria si occupa di protocollare tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, inclusa quella proveniente dagli iscritti, dagli enti e dalle autorità competenti. Questo processo garantisce che ogni richiesta venga tracciata e archiviata, fino alla conclusione con una risposta ufficiale.

Oltre a questi compiti ricorrenti, ci sono poi una serie di attività straordinarie che si verificano periodicamente, come le assemblee e le elezioni, che richiedono un’organizzazione puntuale e coordinata tra le due figure in segreteria.

La figura part time, invece, si occupa principalmente dell’aggiornamento professionale continuo, un aspetto cruciale per la comunità dei geologi. Questo significa gestire le comunicazioni sui crediti formativi, registrare i crediti per ciascun iscritto, gestire eventuali esoneri e rispondere alle richieste di chiarimento. Anche le informazioni sui corsi, gli attestati e le richieste di supporto formativo passano attraverso questa figura, che rappresenta un punto di riferimento costante per chi deve mantenere i propri requisiti professionali aggiornati. Inoltre, supporta il Consiglio di Disciplina nella gestione delle pratiche e delle comunicazioni legate ai procedimenti disciplinari.

Infine, vi sono numerose incombenze legate alla trasparenza e all’anticorruzione, che includono scadenze periodiche e comunicazioni obbligatorie, come quelle verso l’anagrafe tributaria. Anche questi aspetti, spesso poco visibili dall’esterno, sono parte integrante del lavoro quotidiano della segreteria.

Vista la dimensione limitata della struttura e il numero ridotto di personale, è essenziale regolamentare i flussi di comunicazione per garantire un servizio efficiente. Per questo motivo, ogni richiesta di contatto deve avvenire tramite e-mail, che sarà protocollata e successivamente gestita in base alla necessità. Solo dopo questa prima fase, e se effettivamente necessario, verrà fissato un appuntamento di persona o telefonico, garantendo così una gestione ordinata e tracciabile delle comunicazioni.

Inoltre, per tutte le richieste che esulano dalle procedure standard o che riguardano questioni non coperte da regolamenti consolidati, è necessario il passaggio attraverso le delibere del Consiglio. Questo significa che, in tali casi, sarà necessario attendere che il Consiglio si riunisca e deliberi in merito, con i tempi necessari per garantire un confronto collegiale e formale sulle decisioni.